1. Công văn là gì? Có những loại Công văn nào?
Công văn là loại văn bản hành chính được dùng phổ biến trong các cơ quan Nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp. Vai trò của Công văn được dùng để làm phương tiện trao đổi thông tin với cấp trên, cấp dưới và công dân. Đồng thời còn được dùng để thực hiện hoạt đông thông tin và giao dịch trong phạm vi thẩm quyền của các cơ quan, tổ chức.
Ngoài ra, các tổ chức xã hội, doanh nghiệp cũng phải soạn thảo và sử dụng Công văn trong hoạt động hàng ngày để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình.
Công văn hiện nay có nhiều loại, được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, trong đó phổ biến là các loại Công văn sau:
– Công văn hướng dẫn: Là Công văn có nội dung hướng dẫn thực hiện một vấn đề nào đó còn chưa rõ ràng hoặc hướng dẫn về nội dung chưa được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật, văn bản nội bộ.
– Công văn chỉ đạo: Là loại Công văn do cấp trên ban hành nhằm thông tin cho cơ quan, bộ phận cấp dưới về các công việc cần triển khai, thực hiện.
– Công văn đôn đốc, nhắc nhở: Là loại Công văn do cấp trên ban hành nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh cấp dưới thực hiện các hoạt động, công việc đã được yêu cầu thực hiện trước đó.
– Công văn đề nghị, yêu cầu: Là Công văn của cơ quan, bộ phận cấp dưới gửi tới cấp trên hoặc cơ quan, bộ phận ngang cấp nhằm đề nghị, yêu cầu cung cấp thông tin, giải quyết công việc có liên quan.
– Công văn phúc đáp: Là loại Công văn trả lời về những vấn đề mà cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp khác yêu cầu thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
– Công văn xin ý kiến: Là Công văn của cấp dưới gửi cho cấp trên yêu cầu hướng dẫn hoặc cho ý kiến chỉ đạo thực hiện một hoặc một số công việc nhất định.
– Công văn giải thích: Là loại Công văn dùng để cụ thể hóa nội dung của các văn bản khác về việc thực hiện một công việc nào đó mà cá nhân, tổ chức chưa hiểu chưa rõ.
2. Cách soạn thảo Công văn thế nào?
Công văn là văn bản hành chính phổ biến và có hình thức tương đối đơn giản. Tuy nhiên, vẫn cần nắm rõ các yêu cầu về cả nội dung và hình thức khi soạn thảo Công văn.
2.1 Yêu cầu khi soạn thảo Công văn
Khi soạn thảo Công văn, cần lưu ý về các yêu cầu chung dưới đây:
– Câu chữ ngắn gọn, súc tích, bám sát vấn đề chính.
– Văn phong nghiêm túc, lịch sự, có tính thuyết phục cao
– Mỗi Công văn chứa một chủ đề duy nhất, rõ ràng..
– Tuân thủ đúng thể thức theo quy định của pháp luật.
2.2 Hình thức của Công văn
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức của Công văn cần có các thành phần sau:
– Quốc hiệu, Tiêu ngữ;
– Tên cơ quan, tổ chức ban hành Công văn;
– Số, ký hiệu Công văn;
– Địa danh, thời gian ban hành Công văn;
– Tên loại, trích yếu nội dung Công văn;
– Nội dung Công văn;
– Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền;
– Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;
– Nơi nhận.
Lưu ý:
– Ký hiệu Công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh ban hành và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo/lĩnh vực được giải quyết.
– Trích yếu nội dung của Công văn trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 – 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu Công văn, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
– Nơi nhận Công văn:
+ Gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
+ Phần “Nơi nhận” phía dưới là từ “Như trên”, tiếp sau đó là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác được nhận văn bản.
3. Mẫu Công văn được sử dụng phổ biến nhất hiện nay
3.1 Mẫu Công văn đúng chuẩn theo Nghị định 30
3.2 Mẫu Công văn đề nghị mới nhất
3.3. Mẫu Công văn thông báo mới nhất
3.4. Mẫu Công văn giải trình mới nhất
3.5. Mẫu Công văn phúc đáp mới nhất
3.6. Công văn đôn đốc, nhắc nhở mới nhất
